Het komt in ieder bedrijf wel eens voor dat er een toespraak moet worden gehouden. Een toespraak bij de presentatie van de jaarcijfers, bij de opening van een nieuw pand of bij jubilea of feesten. Onontkoombaar is natuurlijk de traditionele nieuwjaarspeech. Een goede voordracht vergt echter meer dan het overwinnen van plankenkoorts.
Het succes van een toespraak wordt voor het grootste deel bepaald doordat u het publiek weet te boeien. Aandacht krijgen en vasthouden is een van de belangrijkste onderdelen van een speech. Om de slagingskans van uw toespraak te vergroten zijn er een aantal richtlijnen om u goed voor te bereiden.
Het mooiste is als u zo voor de vuist weg een verhaal kunt vertellen dat het effect beoogt wat u voor ogen had. Maar dat talent is maar aan weinigen gegeven. De meeste redenaars hebben daarom een verhaal op papier dat ze zelf hebben geschreven of door andere (ghostwriters) laten schrijven.
Bij het schrijven van een toespraak kunt u het volgende stappenplan als leidraad nemen:
a. Stel eerst het onderwerp, het doel en de doelgroep vast.
b. Bepaal vanuit welke hoek u het onderwerp wilt benaderen.
Stelt u het uitgangspunt van het bedrijf centraal, of juist die van de medewerker. Bepalen cijfers de inhoud van uw verhaal of juist de resultaten daarvan.
c. Bepaal de structuur van uw verhaal.
Maak een logische en overzichtelijke indeling, plaats dezelfde onderwerpen bij elkaar en breng chronologie aan: welk onderwerp vormt het begin, waarmee sluit u af.
Het is handig als u de volgorde van het verhaal aan de hand van trefwoorden in een schema op papier zet. Een goede speech zal over het algemeen bestaan uit de volgende elementen: een aandachtstrekker, de inleiding, het verhaal en de afsluiting.
d. Het schrijven.
Het trefwoordenschema vormt de basis voor de tekst. U kunt nu gaan schrijven. Schrijf zo veel mogelijk is spreektaal. Dus korte zinnen, vermijd zo veel mogelijk de lijdende vorm en betrek het publiek erbij door woorden als wij, ons en jullie te gebruiken.
e. Tekst aankleden.
Na het grove schrijfwerk herleest u de tekst met onderwerp, doel en doelgroep in uw achterhoofd. Kijk dan of de tekst levendig genoeg is door gebruik van voorbeelden, humor of anekdotes. Gebruik overtuigende argumenten om uw standpunt duidelijk te maken. Bekijk of hulpmiddelen uw toespraak kunnen ondersteunen, zoals grafieken, tekeningen, videobeelden of een kort rollenspel etc. Gebruik uw fantasie!
f. Als u zelf tevreden bent over het resultaat, laat de toespraak dan door een aantal mensen lezen. Lees de toespraak ook zelf hardop voor zodat u hoort of de gekozen woorden ook goed klinken als u ze uitspreekt.
Wie regelmatig in het openbaar een verhaal moet houden, kan wellicht zijn voordeel doen met speciale trainingen op dit terrein.
Heeft u moeite met het schrijven van een voordracht, dan kunt u hiervoor een communicatiebureau inschakelen.
Tot slot nog een aantal praktische tips voor de Nieuwjaarspeech.
De Nieuwjaarspeech kenmerkt zich door een lichte, feestelijke toon.
– Begin uiteraard met een welkomstwoord waarbij u de aanwezigen een gelukkig Nieuwjaar wenst.
– Bedank uw medewerkers voor de inzet van het afgelopen jaar.
– Houd een korte terugblik op het afgelopen jaar waarin u een aantal hoogtepunten belicht.
– Geef een korte blik vooruit waarbij u een aantal van uw plannen van het komende jaar aanstipt.
Het belangrijkste doel van de Nieuwjaarspeech is dat u saamhorigheid creëert en dat u de medewerkers het gevoel geeft dat zij allen een relevant onderdeel uitmaken van uw organisatie.